L’ordre de changement, signé avant les travaux supplémentaires
Votre client veut ajouter des portes d’armoires, ou en retirer? Quotebird en fait un ordre de changement numéroté, rédigé en français à partir de votre liste de prix, avec la TPS et la TVQ. Le client le signe avant que les travaux changent, et le prix du contrat suit.
Bientôt dans l’App Store et Google Play.
Qu’est-ce qu’un ordre de changement dans Quotebird?
Un document distinct qui ajoute des travaux à une soumission acceptée, ou en retire. Notre serveur lui attribue un numéro de sa propre série, à partir de CO-0001, au moment de l’envoi. Il indique quatre choses : les travaux, le montant ajouté ou retranché, l’effet sur les paiements et la date de fin des travaux.
La soumission signée ne change jamais : elle reste telle que le client l’a acceptée, et chaque ordre de changement s’affiche en dessous, avec son statut.
Comment le préparer?
Ouvrez la soumission acceptée et touchez New change order sous Change orders (l’application est en anglais). Ajoutez les articles de votre liste de prix et choisissez, pour chacun, Adds work ou Takes work off. Si la fin des travaux recule, indiquez la New completion date; sinon, la date du contrat reste en vigueur.
Le client, l’adresse des travaux, les taxes et les modalités de paiement viennent de la soumission. Touchez Sign and send : Quotebird signe pour votre entreprise avec la signature enregistrée dans les réglages, datée du jour, puis le client signe à son tour.
Quatre portes de plus, celles de l’îlot
Julie Gagnon est la peintre de notre entreprise de démonstration, celle des captures d’écran de ce site. Sa soumission envoyée à Luc Bergeron porte sur dix-huit portes d’armoires de cuisine, avec un acompte de 20 %. Imaginons qu’une fois le travail commencé, Luc lui demande ceci :
« Pouvez-vous faire aussi les quatre portes de l’îlot, dans la même couleur? »
Les lignes de l’ordre de changement
- Peinture d’armoires de cuisine (par porte)Quatre portes de l’îlot
- Peinture-émail pour boiseries
Ce qu’il indique
- 339 $ ajoutés avant taxes, aux prix de Julie : quatre portes à 65 $ et 79 $ d’émail.
- Le montant s’ajoute au paiement dû à la fin des travaux; l’acompte reste tel que convenu.
- La date de fin des travaux ne change pas.
Luc signe sur le téléphone de Julie avant qu’elle commence l’îlot. À la fin des travaux, la facture finale reprend les trois lignes de la soumission, puis les deux de l’ordre de changement, avec la mention « Selon l’ordre de changement CO-0001 », et la TPS et la TVQ sur le tout.
L’ordre de changement est-il en français?
Oui. Pour des travaux au Québec, il part en français, comme la soumission : le titre « Ordre de changement », les articles sous leur nom français, le tableau du prix du contrat, les paiements et la date de fin des travaux.
Sa version anglaise est produite au même moment et conservée avec la française dans la même copie, pour le client qui demande l’anglais. Son choix est enregistré avec la date.
Comment le client le signe-t-il?
À partir du lien, comme la soumission, ou sur votre téléphone s’il est à côté de vous : choisissez Customer signs on this phone à l’envoi. Il entre son nom et son courriel, signe du doigt ou laisse son nom tapé tenir lieu de signature, puis touche « Accepter et signer ». Chacun de vous reçoit la copie signée par courriel, et Quotebird conserve une copie inaltérable de chaque version envoyée.
Qu’arrive-t-il aux paiements?
L’acompte et les paiements d’étape restent tels que convenus. Le montant de l’ordre de changement s’ajoute au paiement dû à la fin des travaux, ou en est retranché, et le document affiche ce paiement avant et après. La soumission affiche ensuite le Contract price with changes.
Un ordre de changement ne peut pas retirer plus que ce qui reste à payer à la fin des travaux. Pour rembourser le client, on émet une note de crédit.
Quand ne peut-on pas en envoyer?
Un seul ordre de changement attend la signature du client à la fois : le suivant part une fois le précédent signé. La facture finale attend elle aussi tant qu’un ordre de changement n’est pas signé, et une fois qu’elle est envoyée, le contrat n’accepte plus de changements.
Questions
Puis-je modifier un ordre de changement déjà envoyé?
Oui, tant que le client ne l’a pas signé : révisez-le, il garde son numéro. Une fois signé, il reste tel quel, et d’autres travaux demandent un nouvel ordre de changement.
Mon numéro de licence RBQ y figure-t-il?
Oui. Les numéros de licence de votre profil s’impriment sur l’ordre de changement comme sur la soumission et la facture.
Le client paie-t-il le changement tout de suite?
Non. Il est facturé avec le reste des travaux sur la facture finale, qui reprend les lignes de la soumission, puis celles de chaque ordre de changement signé, du plus ancien au plus récent.
Puis-je le préparer sans réseau?
Oui : il s’enregistre sur votre téléphone, au sous-sol comme au chalet. L’envoi demande une connexion, puisque le numéro vient de notre serveur.
Des questions? Écrivez-nous à support@quotebird.app.