Des factures en français, avec la TPS et la TVQ

Que contient une facture pour des travaux au Québec?

Activez Registered for GST/HST dans votre profil (l’application est en anglais) et ajoutez vos numéros de TPS et de TVQ : chaque facture les imprime sous votre nom, puis donne la TPS et la TVQ, chacune avec son montant, le nom du client, chaque article et la date d’échéance. Revenu Québec demande le montant de la TVQ et une description même sous 100 $; Quotebird imprime le tout sur chaque facture, quel que soit le total.

La facture est en français : « Facture », « Date d’échéance » et, sur une facture finale, « Montant dû ». Votre licence RBQ s’y imprime si elle figure dans votre profil. Si le client demande l’anglais, sa demande est conservée avec la date, et les deux versions sont gardées.

Comment facturer une soumission, ou des travaux sans soumission?

Ouvrez la soumission envoyée : sous Invoices, touchez Invoice the deposit pour l’acompte, Materials delivered ou Mark as done pour une étape, la Final invoice ou, sans calendrier de paiements, Invoice. La facture s’ouvre en brouillon avec le client, les articles et les taxes. Ajustez les articles aux travaux faits, choisissez l’échéance sous Payment due (sur réception, ou dans 7, 14, 30 ou 60 jours) et envoyez-la par lien, en PDF ou par courriel.

Pour une retouche ou un petit contrat sans soumission, touchez New dans l’onglet Invoices, puis Write an invoice, et choisissez le client.

Qui attribue le numéro de la facture?

Le serveur de Quotebird, au moment de l’envoi. Un brouillon n’a pas de numéro; les factures se suivent ensuite sans trou à partir de INV-0001, et les notes de crédit ont leur propre série, CN-0001. Vous changez de logiciel? Avant la première facture, réglez le préfixe et le prochain numéro dans Settings → Document numbers. Comme le serveur attribue les numéros, l’envoi demande une connexion.

Comment corriger une facture déjà envoyée?

On ne la modifie pas et on ne la supprime pas : on la corrige. Void invoice annule une facture qui n’aurait pas dû exister, envoyée en double ou au mauvais client. Elle garde son numéro, reste dans vos dossiers avec la mention Void, et son lien indique au client qu’il ne doit rien. C’est possible tant qu’elle n’a ni paiement ni note de crédit.

Pour réduire le montant, émettez une note de crédit avec Credit note. Elle reprend les articles de la facture : baissez-les à ce que vous retirez et écrivez le motif dans Reason. Elle imprime ce motif et renvoie à la facture qu’elle corrige, avec sa date.

Comment inscrire un paiement par chèque ou par virement Interac?

Ouvrez la facture, touchez Record payment et choisissez Cheque, Cash, Transfer ou Other; un virement Interac s’inscrit comme virement, avec sa référence. L’inscription fonctionne hors ligne. Une fois tout payé, la facture affiche Paid, et Share receipt envoie au client un reçu en français portant la mention « Payé ». Un paiement inscrit par erreur est annulé, jamais supprimé.